Voorraadtelling

Voorraadtelling

Een fysieke voorraadtelling — door uw magazijn lopen en opschrijven wat er echt ligt — wordt tegen ERPNext gereconcilieerd via de Stock Reconciliation-tool.

Wanneer tellen

• Jaareinde — vereist voor correcte financiële rapportage
• Kwartaal — voor high-value of fast-moving items
• Spotcheck — bij vermoeden van discrepantie (diefstal, krimp, verkeerd gepikt)
• Na systeemwijziging — bij adoptie van ERPNext of grote migratie

Cycle counting

In plaats van één grote jaareindtelling: continu doortellen door het jaar:

• Groepeer items op ABC-waarde (high-value maandelijks, low-value jaarlijks)
• Plan enkele items per week
• Fouten worden sneller gevangen, operatie hoeft niet stil

Stock Reconciliation draaien

Stock Reconciliation → New:

1. Purpose — Stock Reconciliation (telling; Opening Stock voor initiële migratie)
2. Posting Date — datum waarop u telde
3. Items-tabel — per te tellen item:
   • Item Code
   • Warehouse
   • Current Quantity (wat ERPNext toont — vult automatisch)
   • Quantity (wat u telde — u vult in)

ERPNext berekent het verschil per rij.

Template downloaden / uploaden

Voor grote tellingen:

1. Op het formulier klik Download Template → CSV met huidige aantallen voorgevuld
2. Geef geprinte sheet aan magazijnteam om te tellen
3. Werk CSV bij met getelde aantallen
4. Upload Template terug in dezelfde Stock Reconciliation
5. Indienen

Wat gebeurt er bij indienen

• Per item waar telling ≠ huidige:
  • Stock Ledger Entry boekt voorraad naar de getelde hoeveelheid
  • General Ledger Entry boekt waardewijziging naar Voorraadcorrectie-rekening (winst of verlies)
• Reconciliation komt vergrendeld in audit-historie

Discrepanties onderzoeken vóór indienen

Sterk afwijkende telling (100 te weinig, 500 te veel)? Onderzoek vóór indienen. Veelvoorkomende oorzaken:

• Voorraadbewegingen nog niet in ERPNext (papierwerk loopt achter)
• Bewegingen op verkeerd magazijn
• Items op verkeerde plek fysiek — opnieuw tellen
• Items onder andere Item Code geboekt (variantenverwarring)

De Stock Reconciliation is uw reset — dien pas in als u zeker bent.

Verificatie via rapporten

Na de reconciliation: check

• Stock Balance Report — bevestigt nieuwe aantallen
• Voorraadcorrectie-account in GL — totale waardeimpact

Veelvoorkomende situaties

• Extra eenheden gevonden — Stock Reconciliation; waarde boekt als winst
• Items missen — Stock Reconciliation; waarde boekt als verlies
• Items op verkeerd magazijn — twee Stock Reconciliations (verlaag in verkeerd, verhoog in juist) OF een Material Transfer