Terugbetalingen

Soms moet u een klant terugbetalen — verkeerd product verzonden, dubbele betaling, retour, dispuutafhandeling. Mollie ondersteunt terugbetalingen automatisch terug naar de originele betaalmethode.

Wanneer terugbetalingen mogelijk zijn

Binnen het terugbetaalvenster van de originele transactie. Mollie houdt terugbetaal-geschiktheid doorgaans 6 maanden vanaf de oorspronkelijke betaaldatum aan voor de meeste methoden; langer voor sommige kaarten. Daarna moet de terugbetaling via bankoverboeking (waar de sectie Terugbetalingen buiten venster hieronder over gaat).
Tot het oorspronkelijke bedrag. Mollie verwerkt geen terugbetaling groter dan wat is betaald. Gedeeltelijke terugbetalingen zijn prima.
Alleen op verrekende betalingen. Een terugbetaling geïnitieerd voordat Mollie de oorspronkelijke betaling heeft verrekend wordt verwerkt maar kan als hold verschijnen in plaats van een directe credit.

Hoe een terugbetaling te initiëren

Vanuit de Betaling die de Mollie-betaling ontving:

Open de Betaling.
Klik op de knop Refund via Mollie (de integratie voegt deze knop toe aan Betalingen die uit Mollie komen).
Vul in de dialoog in:
- Bedrag — standaard het volledige bedrag van de Betaling; verlaag voor een gedeeltelijke terugbetaling.
- Beschrijving — verschijnt op het bankafschrift van de klant.
Bevestig. De integratie roept Mollies refund-API aan.
Bij succes sluit de dialoog en wordt een Integration Request- record aangemaakt met de Mollie-refund-ID (re_xxx).

De oorspronkelijke Betaling wordt niet gewijzigd. In plaats daarvan wordt een aparte Betaling met negatief bedrag aangemaakt die naar dezelfde Verkoopfactuur of Klant verwijst.

Hoe de terugbetaling verrekent

Terugbetalingen via de oorspronkelijke methode:

iDEAL / Bancontact — credit terug naar de oorspronkelijke bankrekening binnen 1–2 werkdagen.
Credit card — credit terug naar de kaart, doorgaans 3–5 werkdagen. Sommige uitgevers nemen tot 10 dagen om de credit te tonen.
SEPA-incasso — terug naar de oorspronkelijke IBAN.
PayPal — terug naar PayPal-saldo.

De klant ziet de terugbetaling op het bank-/kaartafschrift met verwijzing naar de oorspronkelijke betaling.

Terugbetalingen buiten venster

Is de oorspronkelijke Mollie-betaling voorbij het terugbetaalvenster (of ging hij überhaupt niet via Mollie), dan moet u de terugbetaling handmatig afhandelen:

Haal de IBAN van de klant op.
Gebruik de SEPA-batch-functie in erpnext_netherlands om de terugbetaling als onderdeel van uw volgende betaalbatch te versturen.
Reconcilieer de resulterende bank-afboeking handmatig tegen de oorspronkelijke Verkoopfactuur (nu over-gecrediteerd) en een Restitutienota of Creditnota.

Dit is meer werk maar onvermijdelijk voor oude betalingen.

En terugboekingen / chargebacks?

Een chargeback is niet hetzelfde als een terugbetaling. Betwist een klant een kaartbetaling bij zijn bank in plaats van u om terugbetaling te vragen:

Mollie meldt het u via mail en via het dashboard.
Het betwiste bedrag wordt vastgehouden tegen uw Mollie-saldo.
U heeft een venster (doorgaans 7 dagen) om bewijs aan te dragen (leveringsbewijs, getekend contract, enz.).
Mollies dashboard regelt de dispute-workflow volledig.
De integratie maakt GEEN automatische ERPNext-records aan voor chargebacks — die gebeuren in Mollies UI.

Zodra de chargeback is afgewikkeld, moet u mogelijk de ERPNext-Betaling handmatig aanpassen om het eindresultaat te weerspiegelen (volledige omkering, gedeeltelijk herstel of volledige winst).

Veelgemaakte fouten

Maak niet handmatig eerst een negatieve Betaling aan. Laat de integratie hem maken nadat Mollie de terugbetaling heeft bevestigd. Anders krijgt u twee negatieve posten (een van u, een van de webhook).
Refund niet via Mollies dashboard en maak dan een aparte Betaling in ERPNext aan. De webhook vuurt ook bij een dashboard-refund; hij maakt de Betaling automatisch aan. Beide doen geeft een dubbele terugbetaling in de boeken.
Refund niet nadat de klant al heeft betwist. Refund + chargeback kunnen botsen; los eerst de chargeback op.