Gebruikers en rollen
Gebruikers en rollen
Gebruikers zijn de mensen die in ERPNext inloggen. Rollen bepalen wat ze mogen.
Nieuwe gebruiker toevoegen
User → New:
| Veld | Wat |
|---|---|
| Loginmail — ook gebruikersnaam | |
| First / Last Name | Weergavenaam |
| User Type | "System User" voor personeel; "Website User" voor alleen portaal |
| Send Welcome Email | Ja — krijgen password-reset-link |
| Enabled | Ja (uitvinken om login te blokkeren zonder verwijderen) |
Rollen toekennen
In Roles-sectie: vink rollen aan:
| Rol | Wat het toekent |
|---|---|
| System Manager | Volledige toegang — alleen admins |
| Accounts Manager | Boekhouding, facturatie, betalingen |
| Sales Manager / Sales User | Klanten, offertes, sales orders, facturen |
| Purchase Manager / Purchase User | Leveranciers, inkooporders, facturen |
| Stock Manager / Stock User | Artikelen, magazijnen, voorraadboekingen |
| Item Manager | Item-masterdata |
| Customer / Supplier | Portaaltoegang (externe gebruikers) |
| Signer | Digitaal ondertekenen — zie Digital Signing |
Opslaan — gebruiker kan inloggen met email + wachtwoord.
Rollen vs Permissies
Een rol als "Accounts Manager" komt met ingebouwde permissies op een set DocTypes — read, write, submit, cancel, enz.
Voor fijnafstemming:
- Role Permissions Manager stelt per rol per DocType in
- User Permissions beperkt een specifieke gebruiker tot specifieke records (bv. alleen eigen klant)
Voor de meeste setups zijn default-rollen voldoende. Vermijd één rol per gebruiker.
Role Profiles
Veel gebruikers met dezelfde rollen: maak Role Profile met bundeling:
- Role Profile → New — naam (bv. "Sales Staff")
- Voeg rollen toe
- Op elke gebruiker: Role Profile = "Sales Staff"
Nieuwe verkoper onboarden: user aanmaken, Role Profile kiezen, klaar.
Module Profiles
Module Profiles bepalen welke modules (Selling, Buying, Accounting…) een gebruiker op dashboard ziet. Houdt interface gefocust per gebruikerstype.
Toegang beperken tot specifieke records
De Sales Manager ziet normaal alle klanten. Beperken tot eigen klanten:
- Open de User → User Permissions-sectie
- Toevoegen: Allow = Customer, For Value = [specifieke klant of salesperson]
- Opslaan
Gebruiker ziet nu alleen matchende klanten. Handig voor territoriumgebaseerde teams.
Tweefactor (2FA)
Voor gevoelige rollen (System Manager, Accounts Manager): activeer 2FA:
System Settings → Enable Two Factor Authentication.
Per rol kan Two Factor Auth worden afgedwongen — Signer, Accounts Manager, System Manager zijn goede kandidaten.
Uitschakelen vs verwijderen
Bij vertrek:
- Enabled = No — kan niet inloggen, historie behouden
- Niet verwijderen — alle acties (records, comments) worden weeskind
Herwijs open toewijzingen voor uitschakelen.
Veelvoorkomende situaties
- Boekhouder met read-only — eigen rol met read op Accounts, geen write
- Klant-personeel alleen portaal — User Type = Website User, rol = Customer
- Tijdelijke ZZP'er — Enabled = Yes tijdens engagement; uit op laatste dag
- API-toegang — API Key op gebruikersrecord; beperk per rol