XAF-export

Wanneer de Belastingdienst komt — of u uw boekhouding aan een nieuwe accountant overdraagt, of een due diligence-review uitvoert bij een overname — heeft u een auditbestand nodig in XAF 3.2.1-formaat. Deze module genereert er een uit uw ERPNext-data, valideert tegen het officiële XSD, en bewaart het resultaat als bijlage.

Wat XAF is

XAF (Standard Audit File for Tax — Nederlandse variant) is het door de Belastingdienst voorgeschreven XML-formaat voor het delen van boekhoudgegevens met fiscale inspecteurs. Elk in NL gebruikt boekhoudsysteem hoort er een te kunnen produceren. Het huidige schema is 3.2.1.

Het formaat dekt alles wat een inspecteur wil verifiëren:

Bedrijfsinfo — naam, fiscaal nummer, periode, valuta, softwareversie
Grootboekschema — elke grootboekrekening met RGS-referentie
Klanten en Leveranciers — naam, IBAN, BTW-nummer, KvK-nummer, adres
Grootboekmutaties — elke journaalpost in de periode met datum, debet/credit, omschrijving, brondocumentreferentie
BTW-codes — de fiscale codes per regel
Beginbalans — beginstand bij periodebegin

Wanneer u dit nodig heeft

Belastingdienst-controle — ze vragen een XAF over de controleperiode; u levert dit bestand.
Jaareindarchivering — veel accountants vragen jaarlijks een XAF als onderdeel van de afsluiting.
Due diligence — als een koper of investeerder uw boeken doorlicht, is een XAF de schoonste manier om alles wat ze nodig hebben over te dragen zonder uw live systeem bloot te stellen.
Accountant wisselen — het nieuwe kantoor kan een XAF direct inlezen in hun audit-tooling.

Een XAF-bestand genereren

Zoek NL Audit File in de zoekbalk → Nieuw.
Bedrijf — kies het bedrijf.
Van datum / Tot datum — de auditperiode. Doorgaans een kalenderjaar voor jaarlijkse archieven; kan elke range zijn bij een controle.
Opslaan. Het formulier toont nu een Generate XAF-knop.
Klik Generate XAF. De module:
- Haalt elke grootboekmutatie uit de periode op
- Bouwt de XAF-structuur op (header → bedrijf → grootboek → transacties → BTW-codes)
- Valideert het resultaat tegen het XSD-schema van de Belastingdienst
- Hangt het bestand aan (of toont een validatiefout met verwijzing naar de oorzaak)

Een typisch jaar voor een MKB produceert een XAF van 1–10 MB. Grote bedrijven met miljoenen transacties kunnen 100 MB+-bestanden produceren — de generator streamt de output om geheugenissues te voorkomen.

Schemavalidatie

Het bestand wordt voor bijlage gevalideerd tegen het officiële XSD van de Belastingdienst — u weet meteen of er iets niet klopt (bv. een rekening zonder omschrijving, een klant zonder BTW-nummer waar dat verplicht is, een transactie met een datum buiten de aangegeven periode).

Validatiefouten worden gerapporteerd met de XPath van het problematische knooppunt, zodat u de onderliggende data kunt herstellen en regenereren. De meest voorkomende oorzaken:

Een Klant of Leverancier zonder tax_id — XAF vereist dit voor partijen boven drempelwaarden. Open de partij, vul BTW-nummer in, regenereer.
Een rekening zonder RGS-code — los op door Setup Dutch Localization opnieuw uit te voeren (de hulpfunctie vult ontbrekende RGS-links aan).
Grootboekmutaties zonder boekdatum — komt in normale ERPNext-flow niet voor; check op handmatig ingevoerde journaalposten.

Wat inspecteurs zoeken

Veel voorkomende vragen tijdens een belastingcontrole, en waar in de XAF het antwoord zit:

Totaal omzet in de periode, uitgesplitst per BTW-tarief — de grootboeksectie, gefilterd op uw omzetrekeningen en het VATCode-veld.
Totaal inkopen bij EU-leveranciers vs binnenlands — de leverancierssectie, gekruist met VATCodes (bv. EU-B2B verlegging).
Contante transacties boven €25.000 — gemarkeerd in transactieomschrijvingen indien u die correct heeft vastgelegd.

Als de inspecteur vervolgvragen heeft, kunt u die meestal beantwoorden uit dezelfde data binnen ERPNext (via NL VAT Return Details of Grootboek-rapportages).

Bewaartermijn

U bent verplicht boekhoudkundige gegevens — inclusief XAF-bestanden — te bewaren voor zeven jaar. Wij raden aan elk kalenderjaar een XAF te genereren en in uw documentarchief op te slaan (Drive, Nextcloud, SharePoint — wat u ook gebruikt). De Frappe Bestanden-omgeving is ook prima, maar groeit zonder begrenzing.