Advanced Bank Reconciliation
Advanced Bank Reconciliation
ERPNext wordt geleverd met een standaard Bank Reconciliation Tool. Advanced Bank Reconciliation vervangt deze door een snellere UI en een automatische match-engine die het merendeel van transacties verwerkt zonder enige klik.
Het kernidee: elke mogelijke match tussen een Banktransactie en een Betaling / Journaalpost / Verkoopfactuur / Inkoopfactuur krijgt een score op basis van meerdere signalen. Boven een zekerheidsdrempel reconcilieert de match automatisch; daaronder beslist de mens — maar de UI sorteert opties op score, zodat het juiste antwoord meestal bovenaan staat.
Wat het matcht
Banktransacties kunnen worden gereconcilieerd tegen:
- Betaling (Payment Entry) — betalingen die u al heeft geboekt, in afwachting van bankbevestiging
- Journaalpost — handmatige grootboekposten, bv. bankkosten
- Verkoopfactuur — onbetaalde klantfacturen (de tool maakt een Betaling aan bij reconciliatie)
- Inkoopfactuur — onbetaalde leveranciersfacturen (maakt een Betaling aan)
Voor facturen maakt de tool de ontbrekende Betaling / Journaalpost ter plekke aan tijdens reconciliatie — u hoeft niet eerst handmatig een betaling op te stellen.
Het ranking-algoritme
Elke kandidaat-match krijgt punten uit deze signalen:
| Signaal | Punten | Beschrijving |
|---|---|---|
| Referentienummer-match | 1 | Banktransactie reference_number komt exact overeen met reference_no van de voucher |
| Bedrag-match | 1 | Banktransactiebedrag is gelijk aan voucherbedrag tot op de cent |
| Partij-match | 1 | Banktransactie party is gelijk aan voucher party |
| Datum-nabijheid | 1–5 | Schuivende schaal: dezelfde dag = 5, ±1 dag = 4, … ±3 dagen = 1 |
| Voucher-naam in beschrijving | 1 | De name van de voucher (bv. PE-00123) verschijnt ergens in de bankbeschrijving |
| Referentie in beschrijving | 1 | De reference_no van de voucher verschijnt in de bankbeschrijving |
Totaalscore varieert van 1–11+. Auto-reconcile wordt geactiveerd bij rang ≥ 3 met een exacte bedrag-match. Lagere scores gaan naar de UI voor menselijke beoordeling.
Dagelijkse auto-reconcile
De app plant een auto-reconcile-taak die dagelijks draait. Voor elke Niet-gereconcilieerde banktransactie in het geconfigureerde datumbereik:
- Bouw de kandidatenlijst over alle vier voucher-typen.
- Scoor elke kandidaat via de bovenstaande tabel.
- Heeft de beste kandidaat rang ≥ 3 EN komt het bedrag exact overeen, reconcilieer dan automatisch.
- Anders, laat de transactie Niet-gereconcilieerd en breng hem naar voren in de reconciliatie-UI.
De meeste grootboeken reconciliëren 70–90% van de transacties op deze ene pass. De resterende 10–30% zijn doorgaans de interessante gevallen (gesplitste betalingen, niet-gematchte referenties, randgevallen) die profijt hebben van menselijke ogen.
De reconciliatie-UI
Voor transacties die niet automatisch zijn gereconcilieerd, open Advanced Bank Reconciliation in de zoekbalk. De UI is een gesplitst paneel:
- Linker paneel — lijst van niet-gereconcilieerde Banktransacties, met datum, bedrag en partij.
- Rechter paneel — voor de geselecteerde transactie, de kandidaat-vouchers gesorteerd op score met uitleg welke signalen vuurden.
Klik op een kandidaat om te reconciliëren. Of klik op Create Payment Entry als nog geen voucher bestaat — de tool stelt de Betaling op met bedrag, datum en partij voorgevuld uit de banktransactie.
Banking Reference Mapping
Sommige Nederlandse banken vermelden referentienummers op
niet-standaard plekken — bv. ABN AMRO zet de SEPA end-to-end-referentie
soms in het beschrijvingsveld, ING gebruikt een apart veld. De
Banking Reference Mapping-onderliggende tabel in Banking Settings
laat u de matcher vertellen: "zoek SEPA-referenties in het
transaction_description-veld op transacties van deze bank, niet in
de standaard reference_no."
Stel dit eenmaal per bank in die u gebruikt; de matcher weet dan waar te kijken.
Configuratie
Open Banking Settings in de zoekbalk:
- Auto-reconcile date range — hoeveel dagen terug de geplande job kijkt (standaard 30). Verhoog als uw reconciliatiecadens maandelijks is in plaats van wekelijks.
- Auto-reconcile minimum rank — standaard 3. Verlagen naar 2 accepteert meer automatische matches (meer false-positives); verhogen naar 4 maakt de auto-stap conservatiever (meer handwerk).
- Banking Reference Mappings — per-bank custom-field-mappings zoals hierboven beschreven.
Wanneer het niet automatisch matcht
Veel voorkomende redenen waarom een transactie niet-gereconcilieerd blijft:
- Gesplitste betaling. Eén bankcreditering dekt meerdere facturen. De huidige matcher doet alleen 1-op-1-matching — splitst u dan handmatig in de UI.
- Geen overeenkomende voucher bestaat nog. De klant betaalde voordat de factuur werd opgesteld (zeldzaam). Maak de factuur, draai de matcher in het volgende schema, of reconcilieer handmatig.
- Partij-mismatch. De Klant staat met een licht andere naam dan
wat de bank gebruikt. Werk de
bank_accountvan de Klant bij of gebruik het beschrijvingsveld voor matching. - Valutaconversie-ruis. Een buitenlandse-valuta-transactie komt een fractie naast het EUR-voucherbedrag aan door FX. Rang blijft onder de drempel; los handmatig op.
Wat deze app niet doet
- Betalingen initiëren. Reconciliatie staat stroomafwaarts van betaling. Zie de SEPA-betalingen-functie van erpnext_netherlands om betalingen via uw bank te versturen.
- Direct verbinden met banken. Banktransacties moeten binnenkomen via CSV / camt.053 / GoCardless Banking. Deze app matcht alleen wat er al is.
- Transacties hercategoriseren. Het matcht naar bestaande vouchers; het beslist niet in welke categorie een niet-gematchte transactie thuishoort. Dat is nog steeds een handmatige classificatiestap op Banktransactie.