Facturen ontvangen
Een PEPPOL-factuur van een leverancier importeren en omzetten naar een Inkoopfactuur in ERPNext.
Twee manieren waarop een factuur binnenkomt
| Kanaal | Wanneer |
|---|---|
| Webhook / polling | Automatisch — uw serviceprovider levert de XML aan ERPNext. Zie Verzenden & ontvangen. |
| Handmatige upload | Zelf een XML-bestand op een EDocument-record droppen — handig voor losse gevallen en testen |
In beide gevallen is de rest van de flow gelijk.
Stap 1 — EDocument-record
Auto-aangemaakt of handmatig:
- EDocument → New (of auto-gemaakt)
- Upload de XML
- App auto-detecteert profiel, bedrijf en doel-documenttype (Invoice / CreditNote → Inkoopfactuur)
Stap 2 — Validatie
De XML wordt gevalideerd tegen:
- XSD-schema — well-formedness en structuur
- Schematron — PEPPOL-businessregels
Status verschijnt op het EDocument. Errors blokkeren de volgende stappen; warnings zijn niet-blokkerend.
Stap 3 — Entiteit-matching
PEPPOL-XML gebruikt identifiers die niet direct ERPNext-records zijn. De matcher koppelt:
| Entiteit | Match op |
|---|---|
| Leverancier | PEPPOL EndpointID, BTW-ID, of naam (in die volgorde) |
| Artikelen | Eerst Buyer Item ID, dan Seller Product ID via Item → Supplier-tabel |
| Inkooporder | OrderReference of BuyerReference |
Klik Match Document. Klopt alles automatisch, dan ziet u "Matching Successful". Anders verschijnt een dialoog waarin u per onduidelijkheid het juiste ERPNext-record kiest. De keuzes worden in matching_data opgeslagen.
Stap 4 — Inkoopfactuur aanmaken
Twee knoppen na matching:
- Create Document — parset de XML en maakt in één stap een Inkoopfactuur. Geschikt bij schone matching.
- Create & Review Document — opent een Inkoopfactuur-formulier voorgevuld met parsed data; u slaat handmatig op. Voor wanneer leveranciersnaam of bedragen finale controle vereisen.
Velden uit de XML
| Sectie | Velden |
|---|---|
| Header | Invoice ID, issue date, valuta |
| Partijen | Verkoper (leverancier) en koper (bedrijf) |
| Regels | Productnaam, omschrijving, aantal, tarief, BTW-tarief |
| BTW | Basis, tarief, berekend bedrag |
| Betaling | Termijnen, IBAN + BIC |
| Totalen | Alle bedragen uit LegalMonetaryTotal |
Veelvoorkomende situaties
Onbekende leverancier — auto-match vond geen Leverancier. Kies in de matching-dialoog een bestaande, of open Supplier → New, en herhaal.
Artikelen niet in catalogus — bij eenmalige facturen: laat het Item leeg; de parser valt terug op de regelomschrijving. Voor terugkerende leveranciers: voeg hun producten toe aan Item → Supplier zodat ze in de toekomst auto-matchen.
PO-mismatch — verwees de leverancier naar een PO-nummer dat niet matcht, dan komt de Inkoopfactuur er toch — gewoon zonder PO-koppeling. Achteraf handmatig koppelen kan altijd.
Waar te kijken bij fouten
- Status: Validation Failed — Error-veld toont de exacte Schematron-regel
- Status: Matching Failed — open de matching-dialoog en los de onduidelijkheid op
- Error Log — volledige traceback voor parser-excepties